省直各监狱、各直属单位： 

　　根据省档案局要求，结合监狱系统实际，省局决定省直各监狱单位可将2005年以前年度各门类档案（永久卷）移交省档案局（馆）。现就移交有关事宜通知如下。 

　　一、严格按照《吉林省监狱系统档案移交省档案局接收标准》整理、移交档案。 

　　二、汇编资料留存，不移交、处理；移交档案的原始目录留存或复制留存；电子档案复制留存。 

　　三、财务档案1995年以前的移交，1995年之后的可根据工作需要确定移交年限范围。 

　　四、移交中具体业务事宜各监狱可直接接受省档案局业务指导（联系人：省档案局党政档案管理处王厚梅副处长，电话88553717；张建宇，电话88553790）。同时对重要问题、阶段性进展情况要及时报省局。省局档案管理人员要做好督导检查工作，及时沟通掌握工作进展情况。 

　　五、移交和整理工作中要严格遵守档案管理和保密管理有关法规要求。监狱分管领导和办公室领导要高度重视，严格管理；档案管理人员要严格履行职责，严肃认真地开展工作，不得出现损毁、遗失档案，失泄密等问题。 

　　附：吉林省监狱系统档案（永久卷）移交省档案馆接收标准 

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　　2015年1月7日 

　　附件 

　　吉林省监狱系统档案（永久卷） 

　　移交省档案馆接收标准 

　　为了确保进馆档案的案卷质量，根据《机关档案工作条例》、《机关档案业务建设规范》、《吉林省直属机关文书档案案卷质量标准和检查方法》等业务标准和规定，结合本系统档案现状，制定本标准。 

　　一、按全宗整理进馆档案 

　　一个立档单位形成的各种门类、各种载体的档案视为一个全宗，赋予一个全宗号。 

　　二、移交文书档案接收标准 

　　（一）案卷质量标准 

　　1．归档文件材料齐全完整 

　　按照本单位文件材料立卷归档范围的规定，把应该立卷归档的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，如：文件（传真等）、重要会议或电话记录、各类统计报表、重要存根、出版物的原稿、簿册、印模、照片、录音带、光盘等，要收集齐全立卷归档。 

　　2.分类清楚，组卷合理 

　　根据本单位内部机构设置、职责任务、业务分工、形成文件多少等实际情况，可以将文件按机构或问题分类立卷。立卷以反映本单位贯彻执行党和国家的方针、政策，保持文件之间的密切联系为原则进行组卷。组卷时，一是按年度分开组卷，但对一些特殊性文件，如跨年度的监察、审计等文件，应放在结案的年代立卷；年度计划、总结、预算等文件放在内容所针对的年代；长远规划、计划放在文件制成年代。二是按党政分开组卷，党组、党委文件单独作为一类。三是按文件制成机关分开组卷（不包括上、下级和平行机关与本机关文件有密切联系的文件）。四是按文件内容分开组卷，将同一内容、同一类型的文件，即一个问题、一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件作为有联系的一个整体进行组卷。正文与附件，请示与批复，批转、转发与原件均应放在一起组卷。录音带、录像带、影片、照片、光盘等档案，应与文书档案统一整理、编目，分别存放。 

　　3.保管期限划分基本准确 

　　保管期限的划分，按照国家档案局发布的《关于机关档案工作保管期限的规定》（1987年）、《归档文件整理规划》（2000年）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年）执行。 

　　4.案卷题名简明确切 

　　在拟写案卷题名时，政治上要准确无误，文字上要通顺精炼，简明确切反映卷内文件的内容。题名应由责任者、问题、名称三部分组成。题名的责任者不能过于简单，即不能写本厅、本局、本监狱，应写全称或准确的简称。 

　　5.卷内文件排列合理 

　　卷内文件要按照事情的来龙去脉发展过程，保持文件之间的有机联系，有次序的系统排列。即正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批转、转发文件在前，被批转、转发文件在后。 

　　6．去掉金属物，编写页码 

　　凡纸张两面有字或有图的，一律编页码，无字或无图的卷内空白页可不编页码。页号要用铅笔在文件的右上角标识，如背面有字的在左上角编页码。要去掉文件上的金属物，装订线外有字迹的要加边，破损的要修补好。 

　　7．登记目录，填备考表 

　　卷内文件要逐件登记卷内文件目录，放在卷首。每卷都列有备考表，检查人、立卷人要签名，放在卷尾。 

　　8．案卷装订整齐美观 

　　装订前要把卷内文件材料底边和卷口礅齐，后用双卷绳装订结实。使案卷装订整齐、结实、不压字、不漏页。 

　　9．案卷封面、卷内文件目录、备考表填写要规范 

　　每个案卷都要有案卷封面、卷内文件目录、备考表，要求用毛笔或钢笔楷体书写。 

　　10．案卷排列合理，目录填写清楚 

　　每一年度的案卷先按保管期限分开，每种保管期限的案卷再按类别（组织机构或问题）分开，每类内按重要程度保持卷与卷之间的联系排列，并按顺序排一个流水号。案卷目录和卷内文件目录共同组成全引目录。案卷目录要实现数字化，用Excel表格录入。最后形成机读档案目录光盘一套，簿册式全引目录一式四份，随同档案一同移交到省档案馆。 

　　（二）与档案有关的编研材料 

　　1．组织沿革：主要反映本单位成立或撤销的时间、原因；单位的性质、任务、职责和隶属关系及其演变；内部机构和直属单位的设置及其演变；本单位负责人变动等情况。 

　　2．全宗介绍：主要反映全宗单位历史概况，全宗组成成分、档案的门类、数量、整理情况；档案的分类原则、鉴定情况、立卷方法、保管情况等。 

　　3．大事记：记述一个单位发生的重大事实的书面材料。 

　　三、其他门类档案接收标准 

　　其他门类档案要按照国家和省有关专业档案管理办法的要求，规范化整理后移交进馆。如会计档案的案卷质量标准，要符合财政部、国家档案局颁布的财会字[1998]32号文件规定。狱政档案，要符合《狱政档案管理条例》。科技档案案卷质量标准，要符合《科学技术档案工作条例》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》等规定。 

　　四、截止期限 

　　各门类档案移交截止日期：2005年。